Тот из рестораторов, кто стремится избавиться от рутины в своем бизнесе, уже работает с системой автоматизации предприятий iiko. И в короткие сроки выработал привычку просматривать финансовые отчеты о движениях капитала заведения с первых же минут рабочего дня: данные сервис предоставляет очень оперативно.
ERP-система для малых предприятий
Финансовая отчетность в ресторане: быстро и просто
Если заглянуть в словари, то можно узнать, что управление предприятием есть совокупность следующих мероприятий: анализ ситуации на начало рабочего дня; составление плана работ; контроль за исполнением плана; промежуточный анализ ситуации; корректировка плана действий.
Таким образом, для успешного ведения дел руководитель должен всегда держать руку на пульсе и своевременно реагировать на отклонения от плана. Делать это максимально эффективно помогают специальные программы — Enterprise Resource Planning Systems.
Ранее ERP-системы интегрировались лишь большими предприятиями, но современные технологии позволили сделать программы более доступными, благодаря чему их стали использовать и небольшие организации. И даже индивидуальные предприниматели все чаще присматриваются к решениям, обладающим огромными возможностями.
Яркий представитель такой системы — проект iiko, позволяющий управлять всеми возможными ресурсами ресторанного бизнеса: людскими, материальными и финансовыми. При этом контроль можно осуществлять как в отдельно взятом заведении, так и в сети индустрии гостеприимства.
Уменьшаем издержки
Чтобы быстро понять, что происходит на предприятии, опытному ресторатору достаточно взглянуть на отчет с отображением прибыли/убытков за определенный период. Развернутый документ позволяет вовремя вмешаться в дела и твердой рукой задать своему финансовому кораблю курс в сторону получения прибыли.
Своевременно получать такой информативный отчет позволяет система iiko — документация круглосуточно доступна в режиме онлайн, и формируется она очень оперативно, в режиме реального времени. Все процессы ресторанного бизнеса интегрированы в программу, и ничего не может ускользнуть от глаз шефа.
iiko осуществляет и контролирует:
закрытие заказа официантом;
моментальное списывание продуктов со склада при закрытии заказа;
отображение движения полученных средств от клиента (продажа и начисление процентов официанту);
начисление бонусов посетителю;
внесение изменений в отчет.
В итоге ресторатор может в любое время открыть документ и взглянуть на фудкост с лейборкостом и вовремя поправить статью расхода на продукты или оптимизировать начисление зарплаты сотрудникам. Кроме того, iiko умеет мониторить прайсы поставщиков и при изменении цен у партнеров тут же сигнализирует об этом руководителю ресторана. Борьба со «зряплатой» осуществляется с помощью учета прихода / ухода сотрудников на работу и благодаря выявления «мертвых» часов, когда количество присутствующего в заведении персонала должно быть минимальным.
Контролируем финансовые отчеты ресторана
Чтобы получить желаемую прибыль, руководство компании должно создать финансовый план. При этом должен существовать и план-факт анализ, чтобы сравнивать нынешнее положение дел с поставленными на определенный период целями. Благодаря такому решению бизнесмен может видеть текущую финансовую ситуацию на предприятии и понимать, почему происходит отклонение от намеченного курса.
Пример: прибыль от ресторана начинает уменьшаться, почему — непонятно. При изучении план-факт анализа выясняется: вырос фудкост, и причина тому — повышение закупочных цен. Проверив направление, ресторатор обнаруживает злоупотребление, выражающееся в сговоре ответственного за закупку продуктов лица с поставщиком. Оказывается, сотрудник не знал, что система iiko помогает видеть изменения в прайсе партнеров в режиме реального времени, и что при появлении новых цен она оповещает об этом ресторатора.
Кроме того, сервис умеет мотивировать персонал, помогая создать и реализовать схему поощрений и штрафов. Нажатием всего одной кнопки руководитель заведения или ресторанной сети может увидеть данные план-факт анализа и отклонения от цели как в абсолютном виде, так и в виде процентов.
Учитываем услуги
Расходы и прибыль проходят не только через склад кафе или ресторана — движение капитала есть и в нематериальной сфере. К примеру, расходной статьей может быть аренда помещения, а доходной — бронирование столиков заведения для проведения какого-либо торжества.
Многие руководители предприятий проводят услуги через специальные счета и учитывают их как движение по складу, фиксируя все это в общих периодических финансовых отчетах. В итоге детальный анализ по услугам быстро получить оказывается очень сложно, да и время это отнимает много.
iiko же моментально формирует специальные документы в автоматическом режиме, учитывая оказанные и полученные услуги. Они фиксируются Актами оказания и приема услуг и отображаются как на терминале фронт-офиса (если заказчик получает какую-либо услугу), так и в бэк-офисе системы. Кстати, данные о нематериальных расходах и прибыли также важны для эффективного управления ресторанным бизнесом.